Розсилати повідомлення краще з вівторка по четвер. Добре, якщо це вівторок/середа перший половина дня або відразу після обіду. У нас ще залишається час, щоб журналісти написали з нашого релізу новину, а інші ЗМІ цю новину передрукували у себе.
Якщо надіслати прес-реліз увечері, то журналіст може не встигнути його обробити, бо буде зайнятий повідомленнями більш спритних компаній. Наступного дня він може вирішити, що прес-реліз вже застарів. Якщо відправити повідомлення в п’ятницю то, по-перше, воно не встигне розійтися по інших ресурсах, по-друге — в понеділок ваша новина вже не буде новиною.
Слід пам’ятати, що головне це не розміщення, а прочитання. На вихідних люди менше стежать за новинами, тому ви ризикуєте обмежити аудиторію своєї новини.
Це все стосується стандартної ситуації з релізами, які не мають особливої прив’язки до дати виходу. Звичайно, бувають виключення із правил, як то, кризові ситуації чи мега інфоприводи, які не можна відкладати до ранку чи наступного тижня. Тут рекомендуємо міряти вагу новини і самостійно оцінювати чи зміниться щось для компанії, читачів чи вашого ринку, якщо текст буде розповсюджений не сьогодні.
Як правильно скласти лист-розсилку для ЗМІ?
Якщо ви робите розсилку за допомогою стороннього поштового сервісу (Google, Zoho тощо), то майте на увазі, що у них стоять серйозні обмеження на кількість адресатів. Якщо ви «переборщите», то з великою ймовірністю ваш лист потрапить у спам, а вашу пошту заблокують на деякий час (годину і більше). Тому вставляйте не більше 5-10 адрес, а між розсилками робіть проміжки в 5 хвилин мінімум. Так, це займе певний час, але для нас головне результат.
За таких обмежень, насамперед, розішліть новину інформаційним агентствам і найважливішим для цільової ЗМІ. На менш пріоритетні ресурси розсилайте новину в другу чергу.
Майте на увазі, що, розіславши інформацію журналістам, у вас потім не буде можливості її скасувати. Тому перевірте все дуже скрупульозно.
- В поле «кому» можете поставити адресу, з якої ви робите розсилку (свою адресу). Це допоможе контролювати в якому вигляді лист потрапляє в ЗМІ і чи приходить взагалі.
- В жодному випадку не вставляйте адреси журналістів в поле «кому» або «копія». Вставте всі адреси в «приховану копію».
- Журналісти (зрештою, як і кожен з нас) не люблять, коли їх контакти потрапляють незнайомим людям без їх згоди.
- В полі «тема» вкажіть заголовок прес-релізу.
- У тіло листа вставте текст прес-релізу із заголовком і довідкою (або заголовок і перші 2 абзаци, тобто найголовнішу інформацію, суть).
- Додайте також ваш прес-реліз вкладеним файлом. А іншими окремими файлами – нерекламні віжуали (інформативні фото, інфографіку тощо).
Не треба писати вітань, і якихось пояснень. Це абсолютно зайве, якщо ваш прес-реліз самодостатній, яким і повинен бути за замовчуванням.
